Om blijvende nuttige informatie uit het systeem te halen moet dit systeem beheerd worden. Het gaat hierbij om dat alle componenten (zie spin-model) beheerd worden. Dit betekent dus dat er niet alleen gedacht moet worden aan de werking van de software maar dat er ook een blik moet worden geworpen op de mensen en de procedures omtrent de gegevensstroom. De componenten vallen te onderscheiden in: 

• Gegevensbeheer 
• Middelen 
• Software 
• Mensen en procedures 

 

Gegevensbeheer: 

Bij de gegevensbeheer gaat het erom dat de gegevens consistent zijn. Als bijvoorbeeld het rekeningnummer van een klant van ChargeIT! op twee afdelingen gevraagd wordt, moeten deze twee afdelingen ook hetzelfde rekeningnummer krijgen. Om ervoor te zorgen dat hier geen verwarring over ontstaat is er voor gekozen dat alleen de afdelingen die direct te maken hebben met klanten zoals inkoop en verkoop deze gegevens kunnen aanpassen. Hierbij ontstaat wel het risico op fraude binnen de afdeling om bijvoorbeeld het rekeningnummer van een klant aan te passen naar het persoonlijke rekeningnummer. Daarom is ervoor gekozen dat alle afdelingen deze gegevens wel mogen inzien en dat de directie het zelfs mag aanpassen indien nodig. Het geldt dus dat iedere afdeling die er direct mee te maken heeft de gegevens mag aanpassen en de andere afdelingen het mogen inzien. De directie mag alles aanpassen.  

 

Middelen: 

Het gaat hierbij om de vraag of de middelen nog voldoen aan de eisen van de onderneming. Zo niet dat moeten deze vervangen worden. Vaak bij de vervanging van software worden ook gelijk de middelen vervangen. Voor het beheren van eventuele technische problemen en reparaties moet er altijd een reserve computer beschikbaar zijn om de werknemer van ChargeIT! te kunnen voorzien van informatie.  

 

Software: 

Het beheren van de software is uitermate belangrijk omdat hier tevens de gegevens worden verwerkt en uitgevoerd en wat van nut is voor het bedrijf. De software moet dus altijd blijven aansluiten op de bedrijfsprocessen. Als dit niet meer het geval is moet de software aangepast worden. Hier vergt een extreem goede planning voor en training van het nieuwe pakket. Als dit niet goed gebeurd zit er geen goede gegevensstroom meer in het bedrijf en kijkt ChargeIT! tegen enorme gevolgen aan.  

 

Mensen en procedures: 

Zoals al eerder vermeld moet niet alleen de software van ChargeIT! aansluiten op de bedrijfsprocessen maar ook de mensen en de procedures eromheen zijn extreem belangrijk. Om het personeel relevant te laten blijven met de software is bijscholing erg belangrijk. Ook de procedures moeten vloeiend blijven verlopen. Dit is de taak van de systeembeheerder van ChargeIT! Deze heeft als voornaamste werkzaamheid het goed laten verlopen van het systeem en de daarbij benodigde componenten.